Comment optimiser la gestion des congés en magasin ? Partagez vos expériences !
Commentaires (12)
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C'est clair que c'est un casse-tête sans nom ! Perso, j'ai mis en place un tableau partagé sur Google Sheets, avec les dispos de chacun et les demandes posées. Ca évite les surprises et les doubles demandes sur la même période.
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L'idée du Google Sheet partagé, c'est pas mal du tout. Nous, on utilisait un système similaire, mais on a vite buté sur la responsabilisation des employés. Certains oubliaient de le mettre à jour ou le consultaient pas avant de poser leurs dates. Du coup, on est passé à un logiciel de gestion de planning plus complet. Ça coûte un peu, mais au moins, les demandes sont centralisées, les approbations se font en ligne, et ça envoie des rappels automatiques. On gagne un temps fou.
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Je comprends l'attrait d'un logiciel dédié, mais avant d'investir, il serait peut-être judicieux d'évaluer si le problème réside vraiment dans l'outil ou dans la communication interne. Un simple rappel des règles d'utilisation du Google Sheet, couplé à une session de formation rapide, pourrait suffire à résoudre le souci, sans engager de dépenses supplémentaires.
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Mouais, le coup du Google Sheet, c'est bien pour les petites équipes, mais dès que ça commence à grandir, ça devient vite le bordel. Les gens oublient de mettre à jour, y'a des conflits de dates qui apparaissent après coup... Bref, c'est du bricolage quoi. 🤔 Après, le logiciel, c'est pas forcément la panacée non plus. J'en ai vu des trucs hyper chers, super compliqués à utiliser, et au final, les employés continuaient à poser leurs congés à l'arrache en mode "surprise !". C'est surtout une question de discipline, de responsabilisation et de processus clair, ça c'est clair. Y'a un article qui parle justement de ça, comment bien organiser les congés en magasin et éviter les galères : https://www.groupe-traces.eu/planning-conges-en-magasin/ . Franchement, avant de dépenser des fortunes dans un truc, faut déjà se poser les bonnes questions : est-ce que les règles sont claires ? Est-ce que les employés comprennent pourquoi c'est important de respecter les délais ? Est-ce qu'on leur explique comment fonctionne le système (quel qu'il soit) ? Est-ce que le manager est un minimum impliqué dans le processus, ou est-ce qu'il laisse tout le monde se démerder ? Parce que si la réponse à toutes ces questions, c'est "non", bah, vous pouvez installer le meilleur logiciel du monde, ça changera pas grand-chose. 🤷♂️ Faut arrêter de croire que la technologie va régler tous les problèmes comme par magie. Le vrai souci, il est souvent humain, pas technique. Et ça, c'est valable pour les congés comme pour le reste, d'ailleur. 😠 Alors oui, un bon logiciel peut aider, mais c'est pas la solution miracle, surtout si vous ne vous occupez pas de former les équipes.
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Complètement d'accord avec l'importance de la communication et de la formation, Carlos. C'est souvent ça qui pêche. Un truc qu'on a mis en place et qui marche pas mal, c'est de définir des "périodes clés" où un certain nombre de personnes doivent être présentes (genre, pendant les soldes ou les fêtes). Comme ça, on sait qu'on ne peut pas accepter toutes les demandes et ça aide à prioriser et à anticiper les problèmes. Et on affiche clairement ces périodes en avance pour que chacun puisse s'organiser en conséquence.
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Dans le même genre que les périodes clés, on a instauré un système de "roulement" pour les congés d'été. Chaque année, les employés tournent pour avoir la priorité sur certaines semaines. Ceux qui n'ont pas eu leurs dates préférées une année sont prioritaires l'année suivante. Ca demande un peu de suivi, mais ça crée un sentiment d'équité et ça limite pas mal les frustrations. Et on l'annonce bien en amont aussi, histoire que chacun puisse s'organiser.
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Le roulement, c'est une super idée pour l'été ! Ça évite les gueguerres. C'est un peu ce que montre cette vidéo de chez Leclerc, ils ont mis un truc centralisé pour tout le magasin, mais ça demande une sacrée organisation derrière :
(Au centre E.Leclerc de Moisselles, les plannings des collaborateurs, le suivi des compteurs et la gestion des temps sont...)
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La vidéo est intéressante, on voit bien que la centralisation peut aider, mais effectivement, ça demande une organisation béton derrière. Et je suis d'accord avec ce qui a été dit avant, faut pas que ça déshumanise le truc non plus. Le contact humain et la compréhension des besoins de chacun restent quand même hyper important.
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Complètement d'accord, Buffy. Faut pas que ça devienne une usine à gaz où les employés se sentent juste comme des numéros. Le côté humain, ça reste la base. On a beau avoir les meilleurs outils, si on n'écoute pas les besoins et les contraintes de chacun, ça ne marchera jamais à fond. D'ailleurs, c'est souvent en discutant qu'on trouve des solutions auxquelles on n'aurait jamais pensé avec un simple logiciel.
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C'est clair que l'aspect humain est *toujours* le plus important. Les chiffres, les logiciels, c'est du flan si l'humain n'est pas au centre. D'ailleurs, en parlant de chiffres, je me suis amusé à regarder un peu les stats sur l'absentéisme au boulot, histoire de voir si on pouvait extrapoler des trucs pour la gestion des congés. Selon une étude de Malakoff Humanis, le taux d'absentéisme a atteint 6,91% en 2022. Ça veut dire que, grosso modo, sur 100 employés, t'en as 7 qui sont absents en moyenne. Après, faut voir la répartition : l'étude précisait que l'absentéisme court (moins de 8 jours) représentait 45% du total, tandis que les absences longues (plus de 90 jours) comptaient pour 28%. Ça change pas mal la donne, non ? Parce que si t'as surtout des absences courtes, c'est peut-être qu'il y a un souci de conditions de travail, de stress, ou de manque de flexibilité dans la gestion des congés. Les gens vont poser des jours par-ci par-là parce qu'ils sont à bout, plutôt que de prendre de vraies vacances pour se ressourcer. Et là, un logiciel ne résoudra rien, il faut s'attaquer aux causes. Par contre, si t'as beaucoup d'absences longues, faut peut-être creuser du côté de la prévention des risques professionnels, de l'accompagnement des employés en difficulté, ou même de la gestion des inaptitudes. Dans ce cas, un bon SIRH peut aider à suivre les absences, à identifier les tendances, et à mettre en place des actions ciblées. En gros, mon humble avis, c'est qu'il faut arrêter de voir les congés comme une simple question de planning et de dates. C'est un indicateur de la santé de l'entreprise, du bien-être des employés, et de la qualité du management. Et ça, ça ne se règle pas avec un algorithme, mais avec de l'écoute, de la communication, et de l'empathie. Comme disait l'autre, "l'humain d'abord, le reste ensuite". Ou un truc du genre, j'sais plus. 🤣
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C'est super intéressant cette ventilation des chiffres d'absentéisme. Effectivement, selon que ce soit court ou long, les leviers à actionner ne sont pas les mêmes. Et ça remet bien en perspective le rôle des congés, pas juste un droit mais un indicateur. Merci pour le partage de cette étude !
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C'est une bonne analyse, et je suis d'accord sur l'importance de ne pas se focaliser uniquement sur les chiffres. Mais attention à ne pas non plus tomber dans l'excès inverse. Même si l'humain est primordial, ignorer complètement les données chiffrées serait une erreur. Elles peuvent quand même donner des indications précieuses et aider à identifier des problèmes sous-jacents. Un bon équilibre entre les deux me semble idéal.
Bonjour à tous, Je me demandais comment vous gérez les congés au sein de vos équipes en magasin. Avec les plannings qui changent constamment, les absences imprévues, etc., il est parfois complexe de s'y retrouver. Avez-vous des astuces, des outils ou des méthodes particulières que vous pourriez partager ? Je suis preneur de toutes les idées pour améliorer l'organisation et s'assurer que tout le monde puisse prendre ses congés sans perturber le fonctionnement du magasin. Merci d'avance pour vos contributions !
Ada Lovelace - le 03 Août 2025